Cos’è il VoIP e come funziona: vantaggi e svantaggi

In questa guida risponderemo a cos’è il VoIP e come funziona il VoIP dietro le quinte. L’obiettivo è aiutarti a capire come il VoIP può farti risparmiare denaro e aiutarti a far crescere la tua attività.

Se sei un utente non tecnico, potresti aver sentito che potresti utilizzare VoIP per aggiungere un numero di telefono aziendale per il tuo sito web.

Il VoIP è un modo più conveniente per ottenere un numero di telefono aziendale per il tuo sito web rispetto a una linea telefonica tradizionale. Tuttavia, prima di prendere qualsiasi decisione, è necessario comprendere appieno di cosa tratta la tecnologia.

Ecco una panoramica di ciò che tratteremo in questa guida sul Voip. È possibile fare clic su questi collegamenti per passare direttamente a diverse sezioni.

• Cos’è il VoIP?
• Come funziona il VoIP?
• Quali sono i vantaggi e gli svantaggi del VoIP?
• Qual è il miglior servizio di telefonia VoIP?
• Come effettuare una chiamata utilizzando il VoIP?
• Domande frequenti sul VoIP (FAQ)

Cos’è il VoIP?

VoIP (Voice Over Internet Protocol) è una tecnologia telefonica che consente di effettuare e ricevere telefonate utilizzando Internet anziché le linee telefoniche tradizionali.

A differenza dei sistemi di telefonia fissa che sono limitati a un singolo telefono fisso in ufficio, il VoIP ti consente di effettuare e ricevere chiamate telefoniche aziendali da laptop, tablet, smartphone normali (utilizzando un’app) e persino telefoni da ufficio compatibili con VoIP.

Poiché tutte le chiamate vengono effettuate su Internet, è estremamente conveniente sia per le chiamate nazionali che per quelle a lunga distanza (internazionali). La maggior parte dei migliori provider VoIP aziendali offre minuti illimitati senza alcun costo aggiuntivo.

Oltre al risparmio sui costi, ottieni anche tutte le funzionalità telefoniche avanzate come l’avviso di chiamata, l’instradamento delle chiamate, i toni del chiamante, l’operatore automatico, più numeri di telefono e altro ancora.

Questo è il motivo per cui la maggior parte delle piccole imprese e persino delle aziende stanno passando dai tradizionali provider di telefonia a un provider VoIP aziendale.

Come funziona il VoIP?

Per capire come funziona effettivamente il VoIP, daremo uno sguardo a cosa succede quando si effettua o si riceve una telefonata sul telefono VoIP.

Quando effettui una telefonata utilizzando VoIP, l’app del numero di telefono aziendale o l’adattatore VoIP prende il segnale audio analogico e lo trasforma in segnale digitale.

Questi dati vocali digitali vengono quindi inviati al provider di servizi di telefonia aziendale utilizzando Internet e infine il messaggio viene instradato al telefono del cliente.

Questo processo avviene quasi istantaneamente, motivo per cui a volte la qualità del suono VoIP è persino migliore delle normali telefonate.

In che modo VoIP è diverso dal sistema telefonico tradizionale?

Il VoIP funziona in modo diverso dietro le quinte rispetto a un normale sistema di telefonia fissa.

I sistemi di telefonia tradizionali utilizzano il metodo di commutazione del circuito per collegare le chiamate. Quando effettui una chiamata tramite la rete telefonica pubblica, sei connesso alla persona dall’altra parte e loro sono collegati a te in un circuito.

La tecnologia “commutazione di circuito” viene utilizzata da più di 100 anni. È affidabile e funziona ancora, ma non è la più efficiente o conveniente.

VoIP utilizza invece il metodo di “commutazione di pacchetto”. Ciò significa che i dati vengono inviati solo quando necessario. Ogni volta che parli, viene creata una breve connessione istantanea. Non è necessario che la connessione vada sempre in entrambe le direzioni. Normalmente tu e la persona con cui stai parlando non parlerete contemporaneamente.

Inoltre, i pacchetti di dati vengono inviati in modo efficiente. Possono utilizzare molti percorsi diversi attraverso Internet. I pacchi vengono poi rimontati una volta giunti a destinazione.

I pacchetti di dati possono anche essere compressi per risparmiare spazio. Ciò consente loro di viaggiare ancora più rapidamente attraverso Internet.

Tutto questo avviene molto velocemente. A meno che non ci sia un problema con la tua connessione Internet, non noterai alcun ritardo durante la chiamata.

Sebbene il VoIP possa sembrare piuttosto tecnico e complicato, la cosa principale da capire è che il VoIP è un metodo più efficiente per trasferire i dati durante le telefonate.

Probabilmente hai già utilizzato il VoIP prima senza saperlo, tramite un’app come Skype o Google Voice.

Pro e contro del VoIP a confronto

Ecco lun’analisi dettagliata dei pro e dei contro del VoIP.

Vantaggi del VoIP – Vantaggi dell’utilizzo del VoIP

Il passaggio dal servizio di una compagnia telefonica tradizionale a un sistema telefonico VoIP basato su cloud presenta molti vantaggi.

Costo mensile inferiore

Uno dei più grandi vantaggi del VoIP è che hai un costo mensile inferiore per le chiamate nazionali e internazionali.

La maggior parte dei provider di telefonia VoIP spesso include gratuitamente chiamate nazionali illimitate. Anche le chiamate internazionali sono normalmente molto economiche.

Oltre a ciò, risparmierai anche denaro sulle spese di riparazione e manutenzione che attualmente paghi al tuo operatore di telefonia fissa.

Rispondi alle chiamate ovunque: completamente portatile

Con VoIP, non è necessario essere in ufficio, in sede, seduti accanto al telefono sulla scrivania per rispondere alle chiamate. Puoi rispondere alle chiamate in arrivo da qualsiasi luogo, utilizzando un’app sul tuo telefono, tablet o computer portatile.

Questo è un grande vantaggio per i team che lavorano in remoto o sul campo. È fantastico anche se viaggi.

Funzionalità avanzate del telefono aziendale

Le soluzioni VoIP normalmente includono molte funzionalità extra per i telefoni aziendali. Ad esempio, è possibile impostare facilmente chiamate in conferenza con VoIP.

Inoltre, la maggior parte dei provider di servizi VoIP offre un receptionist virtuale, musica d’attesa, avviso di chiamata, posta vocale per e-mail o SMS e molto altro ancora. Puoi persino ottenere funzionalità di telecomunicazione avanzate come le videoconferenze.

Ciò può anche farti risparmiare sui costi aggiuntivi perché spesso i fornitori di servizi telefonici tradizionali addebitano tariffe ricorrenti per questi componenti aggiuntivi.

Scalabilità e flessibilità migliorate

Un altro vantaggio del VoIP è una maggiore scalabilità. Che tu stia assumendo più personale o aprendo una nuova filiale in una nuova città, VoIP ti consente di crescere facilmente.

A differenza di un servizio telefonico tradizionale che richiederebbe di spendere soldi per hardware costoso su una linea dedicata, VoIP ti consente di aggiungere i membri del tuo team con pochi clic nella dashboard del tuo account.

Poiché VoIP funziona su tutti gli smartphone, puoi persino ridurre i costi delle apparecchiature aggiuntive e liberare spazio sulla scrivania chiedendo ai membri del tuo team di installare l’app sul proprio telefono personale.

Svantaggi del VoIP – Inconvenienti dell’utilizzo del VoIP

Sebbene il VoIP sia una tecnologia straordinaria, potrebbe non essere perfetta per tutti. Ci sono un paio di svantaggi del VoIP di cui dovresti essere a conoscenza.

È necessaria una buona connessione a Internet per effettuare chiamate telefoniche

Come abbiamo spiegato nella sezione su come funziona il VoIP, è necessario disporre di una connessione Internet per effettuare chiamate.

Se la tua connessione Internet è lenta, la qualità della chiamata potrebbe risentirne.

La cosa buona è che la tecnologia VoIP non utilizza tutta la larghezza di banda che potresti pensare. Una buona connessione con un ping inferiore a 70 ms e una velocità di caricamento di almeno 500 kbps è sufficiente per le chiamate VoIP.

Tuttavia, se hai molti membri del team nel tuo ufficio, potrebbe essere necessario esaminare le esigenze di larghezza di banda per il numero di chiamate simultanee che la tua azienda effettuerà contemporaneamente.

È necessario tenere conto delle interruzioni di corrente

Il servizio telefonico regolare funziona durante le interruzioni di corrente. Ma non puoi effettuare chiamate VoIP se non hai alimentazione o accesso a Internet.

In genere, la maggior parte degli uffici dispone di Internet wireless alimentato da router WiFi. Questi router hanno bisogno di elettricità, quindi se il tuo edificio subisce un’interruzione di corrente, anche la tua connessione Internet potrebbe interrompersi, il che avrà un impatto sul tuo servizio VoIP.

Per attenuare questo problemaè possibile utilizzare un sistema di backup della batteria per il router Internet. Se la connessione Internet è fornita da una società diversa da quella dell’elettricità, non avrai mai interruzioni di entrambe le cose contemporaneamente.

Inoltre, se i membri del team utilizzano l’app VoIP sul proprio telefono, possono sempre utilizzare i propri dati mobili per effettuare telefonate aziendali.

Dovrai riqualificare il tuo personale sul nuovo sistema

Passare a un nuovo sistema telefonico significa che è necessario formare il personale su come utilizzarlo.

Fortunatamente, la maggior parte dei servizi VoIP è progettata per essere il più semplice e intuitiva possibile. Ciò significa che dovrebbe essere facile addestrare i membri del team su come utilizzare i sistemi di telefonia cloud, anche se i dipendenti lavorano in remoto.

Qual è il miglior servizio di telefonia VoIP?

Alcuni dei migliori servizi di telefonia VoIP includono:

• RingCentral : una grande e nota azienda VoIP che costa un po ‘di più di Nextiva. Hanno tutte le funzionalità di cui hai bisogno e offrono anche strumenti di condivisione dello schermo e di conferenza.
• Nextiva : è dotato di tutte le funzionalità essenziali di cui hai bisogno tra cui instradamento delle chiamate, chiamate vocali nazionali illimitate, messaggi SMS aziendali illimitati, posta vocale a e-mail / testo, trasferimento del numero, ID chiamante, inoltro del chiamante, saluti personalizzati, assistente automatico, musica d’attesa, fax VoIP online , estensione telefonica per i membri del team e altro ancora.
• Grasshopper : un altro ottimo servizio telefonico aziendale per imprenditori e piccole imprese che offre tutte le funzionalità essenziali.
• Phone.com : un buon telefono IP per le aziende che lavorano con il Canada e molti paesi dell’UE, poiché queste località sono coperte dalle chiamate locali.

Per approfondire i migliori servizi di telefonia VoIP e le loro funzionalità puoi consultare il nostro articolo apposito sui migliori provider VoIP aziendali a confronto.

Come effettuare una chiamata utilizzando VoIP

Per effettuare una chiamata utilizzando il VoIP, è necessario innanzitutto un servizio di telefonia aziendale VoIP. È inoltre necessaria una connessione Internet con una buona larghezza di banda. Questo normalmente significa utilizzare una connessione Internet a banda larga.

Quindi, puoi effettuare una chiamata utilizzando VoIP con uno dei seguenti dispositivi:

• Il tuo ricevitore telefonico esistente. Questo può essere collegato al sistema VoIP utilizzando un ATA (adattatore telefonico analogico) che gli fornisce un indirizzo IP. In sostanza, devi solo collegare il telefono all’ATA invece che direttamente alla presa a muro.
• Un telefono IP speciale. Questo sembra e funziona come un normale telefono. Ha un ricevitore con pulsanti che si inseriscono in una base di ricarica. Tuttavia, invece del connettore telefonico RJ-11, il telefono IP dispone di un connettore RJ-45. Ciò significa che si collega a una porta Ethernet del router, non a un connettore telefonico. A seconda della stagione, alcune società VoIP potrebbero darti un ricevitore telefonico gratuito.
• Il tuo computer. Avrai bisogno di un’app che ti consenta di effettuare chiamate tramite VoIP. A volte viene chiamato “softphone”. Ovviamente, avrai anche bisogno di una scheda audio più un auricolare o un microfono e altoparlanti. Avrai anche bisogno di connettività Internet, tramite ethernet o wifi. Le più note società VoIP dispongono di app sia per Windows che per Mac.
• Il tuo telefonino. Ancora una volta, avrai bisogno dell’app giusta e di una connessione Wi-Fi. Puoi anche utilizzare un piano dati mobile con velocità 4G o superiore. La maggior parte delle app VoIP funzionerà su tutti gli smartphone come i dispositivi mobili Android e Apple iPhone (iOS).

Domande frequenti sul telefono VoIP (FAQ VoIP)

Di seguito sono riportate le risposte ad alcune delle domande più frequenti sul VoIP (Voice over IP).

Quanto costano le chiamate nazionali rispetto a quelle internazionali su VoIP?

La maggior parte dei servizi VoIP includerà chiamate nazionali illimitate senza costi aggiuntivi. Tuttavia, alcuni servizi VoIP più economici vengono addebitati in base al numero di minuti utilizzati.

Le tariffe internazionali varieranno a seconda del provider VoIP utilizzato, ma queste tariffe saranno quasi sempre più convenienti rispetto alle tariffe tradizionali di rete fissa per le chiamate internazionali.

Puoi mantenere il tuo numero di telefono esistente su VoIP?

Sì, quando si passa dal telefono fisso tradizionale al telefono VoIP aziendale, è possibile richiedere il trasferimento del numero che consente di mantenere il numero di telefono aziendale esistente.

La maggior parte dei buoni servizi VoIP ti consente di farlo, ma ti preghiamo di verificare prima di registrarti.

Esiste un backup VoIP se la connessione Internet si interrompe?

Alcuni servizi VoIP hanno un backup nel caso in cui la connessione a banda larga sia interrotta o l’alimentazione si interrompe. Ad esempio, Nextiva può inoltrare automaticamente le chiamate a un telefono cellulare.

VoIP offre instradamento delle chiamate o estensioni per i membri del team?

Sì, la maggior parte dei buoni fornitori di servizi di telefonia VoIP include instradamento delle chiamate, estensioni telefoniche, coda di chiamata e assistente automatico senza costi aggiuntivi.

E’ tutto. Ci auguriamo che questa guida ti abbia aiutato a rispondere alle domande su cosa è il VoIP e come funziona il VoIP dietro le quinte. Potresti anche apprezzare il nostro confronto tra i migliori servizi di email marketing per far crescere la tua attività.

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